Mise en œuvre de la solution Intranet pour le Secrétariat de l'EEEOA (Système de gestion des documents (DMS))

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Mise en œuvre de la solution Intranet pour le Secrétariat de l'EEEOA (Système de gestion des documents (DMS))

 

Services

 

L'EEEOA a reçu un financement de l'Union Européenne dans le cadre du Programme d'Amélioration de la Gouvernance du Secteur de l'Energie en Afrique de l'Ouest (AGoSE - AO). La composante 3 du programme prévoit l'exploitation et la gestion du système interconnecté et du marché unifié de l'électricité dans le cadre duquel l'activité d'acquisition d'une solution intranet pour l'EEEOA est obtenue.

L'EEEOA a l'intention d'utiliser une partie du financement pour la mise en place d'une Solution Intranet.

Pour améliorer le stockage, la gestion et le suivi des documents électroniques et des images électroniques d'informations sur papier capturées grâce à l'utilisation d'un scanner de documents, l'EEEOA cherche à acquérir un système de gestion de documents (DMS).

Le déploiement de ce système sera effectué en deux (2) phases selon les tâches ci-dessous.

La demande de proposition (RfP) comprendra trois tâches :

1. Tâche 1 : fourniture et mise en œuvre de l'outil DMS et du serveur d'hébergement
2. Tâche 2 : Fourniture et mise en œuvre d'autres outils de documentation
3. Tâche 3 : Hotline et service de maintenance corrective

La mission du Consultant est de définir et de fournir la solution technique telle que spécifiée fonctionnellement dans ce document, puis de la mettre en œuvre au sein de l'EEEOA. Le consultant fournira également un soutien dans la configuration de la solution.

TRAVAUX SPÉCIFIQUES

Le Consultant doit couvrir toutes les tâches suivantes, auxquelles le Consultant doit répondre.
Le Consultant est autorisé à constituer un consortium en réponse aux tâches.

Cependant, il est fortement conseillé que le leader d'un consortium ne soit autre que le responsable de la tâche 1.

Les principales tâches et responsabilités sont les suivantes:

Tâche 1 : fourniture et mise en œuvre de l'outil DMS et du serveur d'hébergement

1. Mise à disposition de l'outil logiciel DMS (1.1)
2. Paramétrage de l'outil logiciel DMS selon les attentes de l'EEEOA (1.1)
3. Fourniture et installation de serveurs d'hébergement cloud pour la solution DMS (1.2)
4. Intégration avec les applications Office365 existantes (1.2)
5. Mise à disposition d'une seule page d'accueil intégrée pour tous les outils fournis dans les différentes tâches formant la Solution DMS (1.3)
6. Introduction de la documentation existante dans le DMS (1.4)

Tâche 2 : Fourniture et mise en œuvre d'autres outils de documentation

1. Mise à disposition d'outils de travail collaboratif (2.3)
2. Configuration des outils selon les attentes de l'EEEOA (2.3)
3. Mettre en place des workflows prêts à l'emploi (2.4)
4. Formation à la solution DMS complète (2.5)

Tâche 3 : Hotline et service de maintenance corrective

1. Mise à disposition d'un service d'assistance téléphonique d'assistance aux utilisateurs de 3 ans (3.1)

 

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